2017 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS

Zalety

• Oficjalny dodatek do pakietu Office
• Łatwe zapisywanie jako PDF lub XPS

Wady

• Brak

Ten dodatek do Microsoft Office 2007 umożliwia łatwe zapisywanie plików w formacie PDF lub XPS.

Microsoft zakończył wsparcie dla pakietu Office 2007 w 2017 roku – 10 lat po jego wydaniu. Mimo osiągnięcia końca wsparcia, Office 2007 jest nadal powszechnie używany. Nadal jest to potężna aplikacja do przetwarzania tekstu, która spełnia potrzeby przeciętnego użytkownika, więc wielu nie widzi dużej motywacji do aktualizacji.

Dodatki – które są inną nazwą dla wtyczek – są jednymi z opcji, które czynią Office 2007 tak potężnym. Dzięki tej architekturze wtyczek, użytkownicy mogą dodawać funkcjonalność do podstawowego zestawu narzędzi. Można nawet samodzielnie tworzyć skrypty dla tych dodatków. Dostępne są dodatki od deweloperów zewnętrznych. Niektóre z nich są bezpłatne. Inne muszą być kupione. Istnieją również dodatki opracowane i utrzymywane przez sam Microsoft.

Ten dodatek do zapisywania jako PDF lub XPS jest przykładem tych ostatnich. Microsoft Save as PDF or XPS Add-In for 2007 Microsoft Office to oficjalny dodatek, który został wydany po premierze głównej aplikacji. Można argumentować, że ta funkcja powinna była być dostępna od początku. W pewnym sensie tak było, co omówimy bardziej, gdy przejdziemy do wirtualnych drukarek. Niemniej jednak, potrzeba wsparcia dla formatów PDF i XPS stała się bardziej nagląca wraz z niektórymi rozwiązaniami korporacyjnymi, które MS wprowadził na rynek. Ten dodatek był odpowiedzią.

Instalacja dodatku jest dość prosta. Pakiet instalacyjny jest dostarczany jako plik wykonywalny. Po jego uruchomieniu, sprawdzi on, czy masz odpowiednią wersję Office 2007. Jeśli ją znajdzie, dodatek zostanie zainstalowany. Dodatek zostanie automatycznie włączony i stanie się natychmiast dostępny przy następnym uruchomieniu Office 2007. Jeśli instalacja nie znajdzie wersji 2007, instalacja nie powiedzie się i zostaniesz poinstruowany, aby najpierw zainstalować główną aplikację.

Korzystanie z dodatku jest proste. Uruchom Office 2007. Następnie załaduj dokument lub wpisz tekst na stronę. Potem kliknij okrągłą ikonę Office w lewym górnym rogu ekranu. Spowoduje to wyświetlenie menu z opcjami takimi jak Nowy, Otwórz i Zapisz. Najedź kursorem na Zapisz jako. Po prawej stronie pojawi się dodatkowe menu. Będzie ono zawierać opcje takie jak Dokument Worda i Szablon Worda. Kliknij opcję „PDF lub XPS”. Pojawi się standardowe okno dialogowe, w którym można wybrać nazwę pliku oraz odpowiednie rozszerzenie.

PDF to skrót od Portable Document Format. Jest to format opracowany przez Acrobat, który zawiera nie tylko tekst, ale także obrazy i inne elementy. Format ten jest standardem zarządzania dokumentami od dawna. Dokumenty Word zazwyczaj dobrze konwertują się na PDF. Większość dokumentów konwertuje się bez problemów. Jeśli w dokumencie znajdują się złożone obiekty, które nie konwertują się dobrze, ten dodatek niewiele może zrobić. W takim przypadku potrzebny będzie dedykowany konwerter, który pozwoli dostosować te elementy.

XPS to skrót od XML Paper Specification. Często określany jako OpenXPS. Celem tego formatu jest zapewnienie dokumentów, które otwierają się w standardowych przeglądarkach internetowych. Podobnie jak w przypadku XPS, większość dokumentów konwertuje się bez problemów. Te, które nie, będą wymagały bardziej zaawansowanego konwertera.

Dodatek ten bezproblemowo integruje się z klientami poczty elektronicznej obsługującymi Office 2007. E-mail był, w rzeczywistości, jednym z głównych powodów stworzenia tego dodatku. Dołączanie dokumentów do wiadomości e-mail jest łatwiejsze zarówno z PDF, jak i XPS, co eliminuje niektóre dodatkowe problemy, takie jak wirusy oparte na makrach.

Ten dodatek nie jest technicznie konieczny tylko do konwersji na PDF i XPS. Windows obsługuje tzw. drukarki wirtualne. W systemie Windows wyglądają one bardzo podobnie do fizycznych drukarek. Różnica polega na tym, że podczas drukowania tworzony jest nowy plik, a nie fizyczna kopia. System Windows posiada drukarki wirtualne dla PDF oraz XPS. Jednakże, jeśli integrujesz się z pocztą elektroniczną lub inną aplikacją Microsoftu, ten dodatek jest znacznie wygodniejszy, ponieważ eliminuje etapy pośrednie.

Zalet

Zalety

• Oficjalny dodatek do pakietu Office
• Łatwe zapisywanie jako PDF lub XPS

Wady

• Brak